Хранение в офисе: сколько шкафов нужно на самом деле

Хранение — то, что считают в последнюю очередь и почти всегда недосчитывают. Итог узнаваем: коробки под столами, папки на подоконниках и шкаф, который купили «на вырост», а он забился за три месяца. Разберём, как посчитать нужный объём заранее и чем шкаф отличается от стеллажа не по картинке.

Сначала посчитайте, потом покупайте

Хранение считается в погонных метрах полки, а не в штуках шкафов. Порядок действий:

1. Измерьте, сколько погонных метров полок занимают документы сейчас. Стопка папок-регистраторов шириной 70 мм: десять папок — это 70 см полки.
2. Добавьте 30 % на рост за год.
3. Прибавьте то, что сейчас лежит не на полках: коробки на полу, архив в подсобке, образцы.
4. Разделите на полезную длину полки выбранного шкафа (обычно 750–850 мм при ширине корпуса 800–900 мм).

Практический ориентир для офиса без бумажного документооборота — 1–1,5 погонных метра полки на сотрудника. Для бухгалтерии, кадров и юристов — от 3 метров.

Шкаф, стеллаж, тумба: чем отличаются

• Стеллаж — открытые полки. Дешевле, легче, визуально не загромождает. Требует, чтобы на полках всегда был порядок: всё видно.
• Шкаф с глухими фасадами — прячет рабочий беспорядок, защищает от пыли, может запираться.
• Комбинированный — низ глухой, верх открытый или со стеклом. Самый практичный вариант для офиса: наверху то, что показывают, внизу то, что прячут.
• Шкаф для одежды — со штангой. Один на 5–8 человек, если нет общего гардероба.
• Тумба — личное хранение конкретного сотрудника, 3–4 ящика.
• Локеры — индивидуальные запираемые ячейки. Обязательны там, где нет закреплённых рабочих мест: человек приезжает, забирает вещи из ячейки, садится за любой свободный стол.

Размеры, которые надо знать

• Глубина 400–450 мм — стандарт для документов: папка-регистратор встаёт как корешком наружу, так и боком.
• Глубина 550–600 мм — для одежды со штангой; для бумаг избыточна, документы уходят вглубь и теряются.
• Высота 1900–2100 мм — полный шкаф. Верхняя полка выше 1800 мм доступна только со стремянки — туда кладут архив, а не текущее.
• Высота 1150–1300 мм — средний шкаф, работает ещё и как граница зоны в open space.
• Высота 750–800 мм — низкий шкаф вровень со столешницей, продолжение рабочего места.
• Ширина 800 мм — самый ходовой размер: полка такой длины не прогибается под папками.

Проверьте прогиб: полка шириной 900–1000 мм из ЛДСП 16 мм под полным рядом регистраторов провиснет за год. Для тяжёлой нагрузки нужны либо 22 мм, либо ширина не больше 800 мм, либо усиливающий профиль.

Двери: распашные, раздвижные, роллетные

• Распашные — дешевле, полный доступ ко всей полке. Но перед шкафом нужно 500–600 мм свободного места, иначе дверь упрётся в стул.
• Раздвижные (купе) — ничего не занимают перед шкафом, но одновременно доступна только половина. Для узких проходов.
• Роллетные (жалюзи) — сворачиваются вверх или вбок, запираются на замок, ничего не занимают. Дороже, встречаются в металлической мебели.

Замки и защита документов

Если в шкафу лежат договоры, персональные данные или бухгалтерия, запираемое хранение — не роскошь, а требование к организации работы с такими документами. Варианты:

• Замок на секции шкафа — минимум.
• Металлический шкаф для документов — прочнее, не боится влаги, запирается надёжнее.
• Картотека с замком — для карточек и папок формата A4 в подвесных файлах.
• Сейф — для наличных, печатей, оригиналов уставных документов и бланков строгой отчётности.

Отдельно про сейфы: смотрите на класс взломостойкости и на то, огнестойкий он или нет. Взломостойкий сейф не защищает от огня, огнестойкий — не защищает от вскрытия. Это разные изделия под разные задачи.

Архив: где ему место

Документы, к которым обращаются раз в год, не должны занимать дорогое место в рабочей зоне. Правильная схема:

• Текущее — в тумбе у сотрудника и в шкафу рядом.
• Полугодовое — в шкафах по периметру.
• Архив — на металлических стеллажах в подсобном помещении, коридоре или на верхних полках.

Металлические стеллажи в 3–5 раз дешевле корпусных шкафов при большем объёме. В архивной комнате внешний вид никого не волнует, а разница в цене заметная.

Хранение как планировка

Шкафы и стеллажи — самая дешёвая перегородка, которая у вас есть. Средний шкаф высотой 1200 мм делит open space на зоны, не превращая его в лабиринт: сидящий человек отгорожен, стоящий видит весь зал. Открытый стеллаж высотой 1600 мм разделяет отделы и при этом пропускает свет.

Ставьте хранение не по остаточному принципу вдоль стен, а там, где нужны границы, — и сэкономите на перегородках.

Порядок цен

По каталогу: шкафы — медиана около 22 000 ₽ (четверть дешевле 14 500 ₽), стеллажи — медиана 17 400 ₽ (четверть дешевле 8 200 ₽), тумбы — медиана 14 500 ₽. Металлическая мебель и сейфы — медиана около 29 000 ₽.

Чек-лист

• Посчитаны погонные метры полки, а не количество шкафов.
• Заложен запас 30 % на год.
• Глубина 400–450 мм для документов, 550–600 мм для одежды.
• Полки не шире 800 мм при толщине 16 мм.
• Перед распашными дверцами есть 500–600 мм.
• Для договоров и персональных данных — запираемые секции.
• Архив вынесен из рабочей зоны на металлические стеллажи.

Смотреть: офисные шкафы, стеллажи, тумбы, металлическая мебель и сейфы.